Wat komt er kijken bij het ontwikkelen van een envelop?

Wat komt er kijken bij het ontwikkelen van een nieuwe envelop?

Waar met een nieuwe huisstijl veel fouten mee worden gemaakt is met de combinatie van andere middelen. Een middel die altijd moet passen bij andere middelen is een envelop. Een briefpapier moet er in passen, maar nog belangrijker: hoe ga ik dit briefpapiertje insteken. Welke oplages zal ik gaan gebruiken en zijn er nog andere middelen die ik wil versturen? Allemaal vragen waarover nagedacht moet worden. Met dit artikel wil ik hierbij helpen. Het kan problemen voorkomen als je de envelop gaat gebruiken en – net zo belangrijk – de kosten.

Waar ga je de envelop voor gebruiken?

Een envelop is een aanverwant product. Hiermee bedoel ik dat er andere middelen ingestopt zullen worden zoals: brieven, folders, brochures. Het is goed een lijst te maken van deze middelen en daarmee te kijken welke enveloppen er nodig zijn.

Net als bij briefpapier kent de envelop een standaardisatie. Een standaardisatie die opgedeeld is in A, B, C, D, E. In een eerder artikel is de A, B, C serie aan bod geweest, maar deze reeks gaat dus verder. Omdat een envelop een aanverwant product is moet er goed gekeken worden waar de envelop voor gebruikt gaat worden.

Stel dat je de envelop voor een brief wilt gebruiken, dan zal dit meestal gaan om een A4-formaat. Deze brief zal meestal 1x worden gevouwen naar een A5-formaat. Je hebt dan een C5 envelop (162 mm hoog x 229 mm breed) nodig. Deze is iets groter en sluit daardoor goed aan. Een veel gemaakte fout is om te kijken naar tussen varianten. In het genoemde voorbeeld bijvoorbeeld EA5-formaat (156 mm breed x 220 mm hoog). Deze formaten zijn nog iets kleiner en worden vaak gekozen omdat het papier minder schuift. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als je gebruik maakt van een vensterenvelop. Maar waar je goed op moet letten is dat deze ‘tussen’-formaten lastiger in te steken zijn. Als de envelop voor grote mailingen gebruikt gaat worden is het verstandig met een mailbedrijf – waar je veel mee werkt – te kijken of dit kan.

Hieronder een lijst van de meest gebruikte envelopformaten:

A4 in drieën gevouwen = DL envelop 110 mm x 220 mm
A4 vouwen naar A5 = C5 envelop 162 mm x 229 mm
A4 niet gevouwen = C4 envelop 229 x 324
A3 niet gevouwen = C3 envelop 324 x 459

Nog meer envelopformaten kun je vinden op Wikipedia.

——————————

Wat zal er allemaal meegezonden gaan worden?

Ook is het goed om te kijken welk gramgewicht je nodig zal hebben. De meest gangbare zijn de 80 en 90 gram enveloppen. Let er vooral op dat een zwaardere envelop ook kan zorgen voor extra verzendkosten.

In het artikel over papierdikte kun je onderaan lezen wat het gewicht van een envelop betekent voor verzendkosten. Dit zijn gewichten waarbij alleen is uitgegaan van de envelop zonder verdere handelingen. Je kunt je voorstellen dat het bedrukken van de envelop; plakken van een etiket of het gebruik maken van een venster kan zorgen voor een afwijking. Het gaat hierbij om een richtlijn.

Tip. Vraag een mailinghuis niet alleen om een offerte, maar laat hun ook meedenken in de kosten. In de gesprekken moet je duidelijk aangeven dat kostenbesparing belangrijk is. Je geeft aan wat er in de mailing komt en je vraagt welk gramgewicht papier gebruikt kan worden. Dit bespreek je met de drukken en vraag naar de eisen voor het ontwerp. Met andere woorden maak een retroplanning.

——————————

Waar ga ik de envelop voor gebruiken?

Een ander punt is waarvoor je de envelop gaat gebruiken. Als je grote mailingen gaat versturen is alleen het gramgewicht bepalend, maar ook kun je veel kosten besparen door het machinaal in te laten steken. Maar dit vraagt om een bepaald soort envelop.

Eerder heb ik gesproken over het feit dat een envelop niet te krap moet zijn als er machinaal ingestoken moet worden, maar als je machinaal gaat insteken komt er nog een belangrijk aspect om te hoek kijken. De envelop moet dichtgeplakt worden en moet daarom een gegomde klep hebben. Een keuze die weer heel onhandig is al je voor een kleine zending zelf de envelop wilt dichtplakken en waardoor je beter af bent met een plaktrip.

Er is nog een belangrijke keuze. Bij de grotere enveloppen heb je ook de mogelijkheid om de klep aan de korte of lange zijde te nemen. Bij machinaal insteken is de klep aan de korte zijde niet mogelijk. Er wordt ook wel gesproken over bovenlader en zijlader.

——————————

Moet er een venster in komen of ga ik etiketten plakken?

Zoals hierboven besproken is het vaak een overweging om een tussenformaat te kiezen waardoor de brief in de envelop minder zal verschuiven. Dit is een keuze die vaak wordt gemaakt met een vensterenvelop. Het adres moet met het versturen zichtbaar blijven. Een goede keuze als je grote mailingen wilt versturen en je afhankelijk bent van machinaal insteken. Wel moet je navraag doen of je mailinghuis dit kleinere formaat kan insteken.

Inventariseer goed welke sjablonen er in het bedrijf gebruikt worden en waar het adres geplaatst wordt. Je moet namelijk gaan bepalen waar het venster komt te staan. Ook moet je goed kijken wat je gaat doen als je bulkkortingen kunt krijgen doordat je grote hoeveelheden in ene keer gaat versturen. Postbedrijven geven dan kortingen en soms moet daarvoor een bepaalde code worden toegevoegd op het briefpapier of op de envelop. In beide gevallen zijn er gevolgen voor de keuze van envelop.

Een ander punt is het meenemen van een code op de envelop. De gehele voorzijde van de envelop laten drukken in een donkere tint maakt dit misschien niet mogelijk. En een code toevoegen aan het adres vraagt om een groter venster. Vraag dus goed na bij het mailinghuis wat de handelingen zijn die zij gaan verrichten.

——————————-

Neem ik een kant-en-klare envelop of laat ik hem speciaal drukken?

Worden de enveloppen speciaal voor je bedrijf gedrukt of maak je gebruik van kant-en-klare enveloppen die later bedrukt zullen worden. Dit lijkt een onbelangrijke vraag, maar op dit punt heb ik het geregeld fout zien gaan. Tijdens het maken van een aantallenlijst voor de middelen die nodig zijn voor de nieuwe huisstijl staan keurig de aantallen. Op basis daarvan wordt de keuze gemaakt om speciaal enveloppen te laten drukken. Deze keuze is niet het probleem, want je kunt gewoon later gebruik maken van kant-en-klare enveloppen. Waar het vaak op fout gaat is als in het ontwerp hier geen rekening mee wordt gehouden.

Als je namelijk eigen enveloppen laat drukken kun je gebruik maken van een overlap in het ontwerp. Je ontwerp kun je helemaal over de rand laten lopen en zelfs door laten lopen op de achterzijde. De envelop wordt tenslotte plano bedrukt en later gevouwen. Dit is met een kant-en-klare envelop niet mogelijk. Voor het drukken is er een grijper nodig die de envelop moet kunnen pakken. Je kunt niet drukken waar grijpwit nodig is. Vraag daarom altijd aan de drukker waarmee je rekening moet houden tijdens het ontwerpen.

Tip. Ook de binnenzijde kan bedrukt worden. Zorg ervoor dat je hier geen belangrijke informatie in zet zodat je later kunt uitwijken naar kant-en-klare enveloppen. Bij kant-en-klare enveloppen is dit meestal een grijze binnenzijde.

Voor meer tips volg mij op Twitter (#liekcrossmedia @liekcrossmedia) of meld je aan voor de nieuwsbrief.